Sie planen nicht? Damit verschenken Sie einen existenzsichernden Zeitvorteil! (Teil 2: Kapazität)

(Teil 2: Planung der Kapazität)

In Teil 1 haben wir die notwendige Wertschöpfung des Betriebs geplant:

Hier geht es zum Teil 1: Planung der notwendigen Wertschöpfung

Im 2. Teil werden wir die Kapazität des Betriebs ermitteln, die Anzahl der Stunden, die wir den Kunden in unseren Aufträgen verkaufen können.

Werden viele Projekte zu festen Preisen und nicht nach aufwand abgerechnet, ist es erforderlich, in begleitenden Projektrechnungen zu prüfen, ob die in der Kalkulation angenommenen Werte auch tatsächlich erreicht werden.

Zunächst einmal sollte eine Liste mit den aktuellen Mitarbeitern erstellt werden. Bekannte Informationen über zukünftige neue Mitarbeiter, ausscheidende Mitarbeiter und bekannte Veränderungen wie Auszubildender -> Geselle werden entsprechend eingeplant.

Daraus ergibt sich eine Liste mit Kopfzahlen (Beispiel folgt).

Im Anschluss wird ausgehend von der Wochenarbeitszeit, die tägliche Arbeitszeit ermittelt und die Anzahl der abrechenbaren Arbeitstage.

Dazu ziehen wir von den 365/366 Kalendertagen folgende Zeiten ab:

• Wochenenden (ca. 104 Tage)
• Feiertage unter der Woche (ca. 10 Tage)
• Urlaub (gesetzlich: 20 Arbeitstage, tariflich: 30 Arbeitstage)
• evtl. anfallender Sonderurlaub für Schwerbehinderte Mitarbeiter (5 Arbeitstage)
• Bildungsurlaub (0-5 Arbeitstage)
• Weiterbildung (0-5 Arbeitstage)
• Fehltage wg. Krankheit (ca. 10-15 Arbeitstage)
• Anteil nicht verrechenbarer Zeiten wie Gewährleistung, unproduktive Zeiten etc. (ca. 5-15%)

Einige Punkte ergeben sich aus den Arbeitsverträgen und betrieblichen Absprachen, andere müssen mit Annahmen unterlegt werden (z.B. Weiterbildung, Krankheit, unproduktive Zeiten). Diese Annahmen stellen durchschnittliche Planwerte dar, die idealerweise laufend mit dem Ist abgeglichen werden. Abweichungen sollten zu Maßnahmen führen (z.B. Gesundheitsmanagement oder Reduktion unproduktive Zeiten) oder in zukünftigen Planungen entsprechend angepasst berücksichtigt werden.

In Excel könnte eine solche Berechnung wie folgt aussehen:

Nun muss ich die geplanten Stunden je produktiven Gesellen noch mit der Anzahl der entsprechenden Mitarbeiter multiplizieren, um die Gesamtkapazität der Gesellenstunden zu erhalten. Das gleiche mache ich auch mit den Auszubildenden.

Wenn ich diese Werte noch mit den geplanten Leiharbeiter oder Subunternehmerstunden ergänze habe ich die komplette geplante Kapazität, die mir für die Verrechnung von Arbeitsleistungen zur Verfügung steht.

Diese Rechnung kann noch verfeinert werden, wenn man den Auszubildenden mit fortschreitender Ausbildung eine steigende Produktivität unterstellt.